“E-ARŞİV NEDİR? E-FATURA İLE FARKLARI NELERDİR?”

E-Arşiv, fiziksel belgelerin dijitalleştirilerek daha güvenli ve yönetilebilir hale getirilmesini sağlayan, dijital belgelerin elektronik olarak saklanması, düzenlenmesi ve erişimi teknolojisidir.

e-Arşiv Faturası: Türkiye’deki ticari işlemlerde kullanılan ve kağıt fatura yerine kullanılabilen elektronik bir faturadır. e-Arşiv faturaları, e-Faturalar gibi doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmez ve fatura düzenleyen tarafından arşivlenir.

e-Fatura: Satıcı ve alıcı arasında merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden alışverişi yapılan, bir faturada bulunması gereken bilgileri içeren elektronik bir belgedir. Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak düzenlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre hazırlanır.

E-ARŞİV KULLANMANIN İŞLETMELERE SAĞLADIĞI KOLAYLIKLAR

e-Arşiv, işletmelerin bilgi yönetimi ve erişim biçimini dönüştürerek onlara sayısız kolaylık sunar. Verimliliği, yasal uyumluluğu ve maliyet tasarrufunu kolaylaştırır. Başlıca kolaylıkları arasında maliyet tasarrufu, çevre dostu olması, sağladığı verimli süreç, kolay arşivleme ve hızlı erişim, muhasebe entegrasyonu, uyumluluk ve denetimler, veri güvenliği, sürüm kontrolü (belge değişikliklerini takip etmeyi sağlayarak), gelişmiş müşteri hizmetleri (müşteri sorularına hızlı yanıt vermeyi kolaylaştırarak) ve bilgiye hızlı erişim yer alır.

E-ARŞİV ILE DİJİTAL DOKÜMANTASYON YÖNETİMİ

Dijital belgeleri verimli bir şekilde saklamak, yönetmek ve güvenliğini sağlamak için e-arşiv kapsamlı bir çözümdür. Daha iyi bir genel bakış, aranabilirlik ve güvenlik sunar. e-Arşivleme sistemleri, elektronik belge ve verileri saklamak, indekslemek, sınıflandırmak ve yönetmek için kullanılırken, bunların saklanmasını ve bütünlüğünü de sağlar. Gelişmiş güvenlik sayesinde erişim kontrolleri, denetim izleri ve veri şifrelemesi ile belgeler korunur. Merkezi belge depolama, verimli yönetim sağlayarak kolay erişim ve artan verimlilik sunar. Uyumluluk açısından, sistem sektör düzenlemelerine ve yasal gerekliliklere uygunluk sağlar. Fiziksel depolama maliyetlerini azaltarak işletmelere maliyet tasarrufu imkanı tanır. Diğer sistemler ve uygulamalarla entegrasyonu sayesinde sorunsuz bir kullanım sunar. Elektronik veri ve dosyaların uzun süreli saklanmasını destekleyerek arşivleme süreçlerini güvence altına alır. Ayrıca, dijital çözümlerle arşiv dosyalarına özel erişim imkanı sunarak erişilebilirliği artırır.